Il bisogno
Tenere sotto controllo il budget è parte del mio lavoro, ma sicuramente non la parte più divertente, e nemmeno la più facile. Dopo un primo trimestre passato a controllare maniacalmente le spese di trasferta dei trainer, mi sono chiesta se ci fosse un modo migliore per avere sottomano il preventivo originario, le spese realmente sostenute tra hotel, trasporti, sale meeting, catering e spedizioni e, ovviamente, i rimborsi dei trainer. Tutto questo non solo per sapere esattamente com’era la situazione, ma anche per fornire tanto al cliente quanto alla nostra contabilità tutte le informazioni, precise al centesimo.
Come funziona
Il risultato, frutto di un brainstorming con Claude, è nuovamente una dashboard composta da un unico file HTML, quindi facile da aprire e da consultare con qualsiasi browser. Al suo interno ci sono le informazioni essenziali su ogni trasferta, dalla data al luogo, e per ogni categoria (ad esempio trasporti o catering) il preventivo, il costo effettivo, la data e, se già disponibile, la fattura.
La dashboard permette di inserire facilmente anche i rimborsi dei trainer, con i dettagli delle spese, e si occupa di classificarli in automatico: un taxi viene calcolato come trasporto, un ristorante finisce tra i pasti. Così ho a disposizione il totale, generale e per trasferta, diviso sia per le categorie che servono al cliente sia per quelle che servono alla contabilità.
Tutte queste informazioni confluiscono in una panoramica che mi aiuta a capire al volo cosa manca e cosa è già a posto e che, alla fine del mese, mi permette di verificare se i numeri inseriti negli Excel corrispondono.
Cosa ho imparato
Dal punto di vista tecnico non c’è niente di nuovo rispetto agli altri strumenti in HTML che ho costruito con Claude, ma mi ha permesso di sperimentare un nuovo approccio: mi fa risparmiare tempo, mi dà risultati molto precisi e, allo stesso tempo, mi rassicura sulla qualità del mio lavoro.
Il vero plus di questa dashboard è proprio questo: ridurre la mia ansia, sapendo che i conti tornano e che, se dovessi sbagliare, c’è qualcuno che può aiutarmi a individuare e correggere gli errori prima che sia troppo tardi.