Il bisogno
Pianificare un trimestre di formazione significa incastrare le sessioni, online e in presenza, tenendo conto di fine settimana, festività, ferie, disponibilità del partner, trasferte e, a volte, persino tempi di spedizione. Tutte cose difficili da visualizzare su un Excel che di base è solo un elenco di date.
Mi sono quindi chiesta se fosse possibile creare uno strumento che mi aiutasse nella pianificazione, tenendo in considerazione tutti i vincoli e tutte le indicazioni, così da accorciare i tempi e prevenire più imprevisti possibili. La risposta, ancora una volta, è sì.
Come funziona
Per rivoluzionare un’attività che fino a poco tempo fa si faceva con un elenco di date è bastata una semplice idea di base: il tempo ha più senso quando lo guardiamo su un calendario.
E così ho chiesto a Claude di costruire per me il calendario delle sessioni formative: un unico file HTML, con le informazioni scritte direttamente nel codice.
È una scelta delicata, ma ha tre vantaggi:
- nessuna sessione può essere spostata o cancellata per sbaglio, per un errore di cache o per un salvataggio mancato;
- posso avere un piano A, quello scritto nel codice, e un piano B su cui sperimentare prima di rendere definitive modifiche complesse;
- si può condividere facilmente con il cliente, quando serve.
Ovviamente ha anche un prezzo: per non condividere informazioni riservate, le sessioni non riportano il titolo del training. Per sapere quale training verrà erogato bisogna ancora aprire il file Excel che no, non è stato cestinato. Contiene molte informazioni utili ed è lo strumento di riferimento sia per me sia per il cliente, e ci sta: il mio scopo non era liberarmi dell’Excel, ma risparmiare tempo nel compilarlo.
Per raggiungere l’obiettivo ho chiesto a Claude un file che fosse, in sostanza, il calendario del trimestre: per ogni giorno mi dice quante sessioni online sono in programma e se un trainer è impegnato in trasferta. A colpo d’occhio posso così vedere se l’altro trainer è disponibile per essere mandato altrove oppure per tenere sessioni online. È molto comodo anche per valutare i tempi di trasferta e di spedizione, e per assicurarmi che il piano teorico sia sempre realistico e prudente.
Nel tempo il file si è evoluto: oggi c’è anche una vista mensile, con gli orari delle sessioni, e una vista per ogni rivenditore, che permette di stampare un PDF da inviargli direttamente, con tutto il piano del trimestre.